6 conseils pour optimiser la gestion de vos emails

Les e-mails nous permettent de sauver beaucoup de temps et d’argent. Cependant, ce moyen de communication a aussi ces inconvénients. Beaucoup de gens vérifient leurs e-mails plusieurs fois pendant la journée, ce qui freine leur productivité. Ils sont devenus accros aux e-mails à tel point qu’ils passent des heures à lire et à répondre au nouveaux messages. De plus, trier vos e-mails et séparer les courriels inutiles des autres est une activité qui consomme énormément de temps.

Voici 6 conseils pour rendre la gestion de vos emails moins douloureuse et gérer son temps de façon efficace :

1. Vérifier ses e-mails deux à trois fois par jour.

Si vous voulez accomplir de nombreuses tâches, limitez le temps passé à lire vos e-mails. Choisissez des moments appropriés pour vous connecter, comme le matin (pour régler les demandes urgentes), en fin de matinée et peu avant la fin de votre journée de travail (pour gérer les questions de dernière minute).

2. Mettre en place des modèles ou une page de « Foire aux questions ».

Pensez aux questions du genre « comment faire fonctionner certains produits, de quelle façon télécharger une ressource, comment réaliser telle action, » etc. Répondre aux mêmes questions encore et encore fait perdre un temps non négligeable. Il est donc utile dans ce cas de mettre en place des modèles de réponses que vous pourrez copier-coller chaque fois qu’une question déjà posée se présente.
Vous pouvez aussi mettre en place une page de type « Foire aux questions » qui regroupera toutes les requêtes récurrentes. Vous ne traiterez ainsi que les demandes spécifiques ou qui n’auront pas trouver réponse dans la FAQ.

3. Répondre brièvement.

Allez directement à l’essentiel lorsque vous répondez à vos emails. Ne compliquez pas l’explication, faites des phrases courtes mais claires. Ne répondez jamais aux spams.

4. Prendre le téléphone.

Parfois, il est plus rapide de prendre le téléphone, notamment si l’échange nécessite de nombreux mails.
Le téléphone permet de connaître les détails, de formuler des réponses brèves et de traiter le problème en une fois.

5. Bloquer le spam.

En plus du fait qu’il gaspille votre temps, le spam peut être très exaspérant . Afin d’éviter de vous faire spammer, ne diffusez pas votre adresse email comme une traînée de poudre et vérifiez les sites sur lesquelles vous vous inscrivez. Conservez une adresse personnelle que seuls quelques personnes de confiance connaissent.

Vous pouvez aussi créer une adresse email plus complexe. Par exemple, un compte jean_dari14678@gmail.com au lieu de jean_dari@gmail.com. Si vous insérez votre email sur un site web ou une page contact, remplacez le @ par « AT ». Par exemple, marquez comme adresse courriel jean_dari[At]gmail.com au lieu de jean_dari@gmail.com. Dites aux personnes qui veulent vous contacter de remplacer le [At] par @.

6. Faire parvenir ses emails

Parfois, votre e-mail pourrait être considéré à tort comme du spam. Pour ne pas que cela arrive, évitez d’employer des mots ou des phrases qui déclenchent les filtres anti-spam. Quelques mots à éviter: gratuit, argent, sexe, incroyable,offre limitée, nu, dette, prêts, tirage au sort, urgent.

En appliquant les conseils ci-dessus, vous gagnerez non seulement du temps, mais aussi de la liberté d’esprit. Vous serez plus disponible pour réaliser les tâches qui comptent vraiment. Retrouvez encore plus de conseils pour gérer votre quotidien professionnel sur le site http://www.creons.fr/